Propose an Event

—Italiano sotto—

Abstract

Proposing an event at Coliving Liguria follows a formal process similar to Propose a Project. This page outlines the founder’s evaluation criteria, the mandatory contents of a proposal, the strict approval process, and the resources we can offer.

An Event is a Project

At Coliving Liguria, an event is treated like any other project. It carries potential risks, financial implications, and affects our community and brand. Therefore, it requires a formal proposal and approval.

The Founder’s Evaluation Role

As the founder, Simone Testino, my primary responsibility is to protect the project’s long-term viability, its residents, and its assets.

I evaluate every event proposal based on:

• Safety & Risk: Is the event safe for all participants and the property?
• Financial Viability: Is the budget realistic? Who covers costs and who profits?
• Community Impact: Does this event align with the values of the community, or does it cause disruption?
• Strategic Fit: Does this event support the long-term goals and image of Coliving Liguria?
• Conflict Prevention: Does it interfere with other scheduled activities or renovations?

The final decision to approve any event rests solely with me.

Mandatory Approval Process

It is strictly forbidden to organize any event, party, or unapproved gathering within Coliving Liguria’s facilities without following this official channel and receiving explicit written approval from the founder.

This is a direct and serious breach of the Contract for Residents. Measures will be taken against any resident who violates this rule. If you are unsure what legally defines an “event” versus a casual social gathering, consult your contract, where this is clearly specified.

How to Submit an Event Proposal

Your proposal must be a PDF document and contain the following clear details:

1. Abstract: A brief summary of the event.
2. Audience & Logistics:
   • How many people are expected?
   • Is it internal (residents only) or external?
   • What is the marketing plan (if any)?
3. Timeline: A clear schedule, including setup and cleanup.
4. Budget & Resources:
   • A detailed budget. Who pays for materials?
   • What specific spaces, tools, or resources (e.g., speakers) are needed from Coliving Liguria?
5. Financial Model:
   • Who is the primary organizer?
   • Will there be an entry fee?
   • How will profits (if any) be shared?

Timeline & Deadlines

We require significant advance notice.

• Minor Events (e.g., 1-day, <15 people): A minimum of 3 weeks to 1 month advance notice is required.
• Major Events (e.g., >20 people, external marketing, intensive space use): A minimum of 1-2 months, and preferably 3 months, advance notice is required. This is to allow time for proper organization and, if necessary, to secure municipal permits.

Approval chances for last-minute proposals are next to zero.

Submission and Approval Process

1. Prepare your PDF proposal.
2. Email your proposal to the company email colivingliguria@gmail.com and put me, the founder, in CC at simone.testino@gmail.com.
3. Wait for Approval. You will be asked to discuss it with the Event Organisation Team, but no event is approved until the Simone Testino confirms it.
4. Sign the Contract. If approved, all details will be put into a formal contract, which must be signed by both you and Simone Testino. The final, legally binding contract will be sent to you from the founder’s certified email address, simone.testino@legalmail.it.

What We Can Offer for Your Event

We can provide significant resources for well-planned events:

• Spaces: Approx. 2000 m² of flat garden land and 200-300 m² of indoor communal spaces.
• Accommodation: We have 10-15 beds for overnight guests and can arrange space for tents, allowing us to host larger groups (50-100 people).
• Tech & Atmosphere: We can provide powerful music speakers and creative night-time illumination through our sister project, Luna.
• Activities: We can help organise activities outside the property, such as hiking.
• Large Event Warning: Hosting 50-100 people is possible but requires municipal permits and other legal steps. This takes a long time and must be planned months in advance.

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Abstract

Proporre un evento a Coliving Liguria segue un processo formale simile a Proporre un Progetto. Questa pagina delinea i criteri di valutazione del fondatore, i contenuti obbligatori di una proposta, il rigoroso processo di approvazione e le risorse che possiamo offrire.

Un Evento è un Progetto

A Coliving Liguria, un evento è trattato come qualsiasi altro progetto. Comporta potenziali rischi, implicazioni finanziarie e ha un impatto sulla nostra comunità e sul nostro brand. Pertanto, richiede una proposta formale e un’approvazione.

Il Ruolo di Valutazione del Fondatore

In qualità di fondatore, Simone Testino, la mia responsabilità primaria è proteggere la sostenibilità a lungo termine del progetto, i suoi residenti e le sue proprietà.

Valuto ogni proposta di evento in base a:

• Sicurezza e Rischio: L’evento è sicuro per tutti i partecipanti e per la proprietà?
• Sostenibilità Finanziaria: Il budget è realistico? Chi copre i costi e chi ne trae profitto?
• Impatto sulla Comunità: Questo evento è in linea con i valori della comunità o causa disturbo?
• Coerenza Strategica: Questo evento supporta gli obiettivi a lungo termine e l’immagine di Coliving Liguria?
• Prevenzione Conflitti: Interferisce con altre attività o ristrutturazioni pianificate?

La decisione finale di approvare qualsiasi evento spetta esclusivamente a me.

Processo di Approvazione Obbligatorio

È severamente vietato organizzare qualsiasi evento, festa o raduno non approvato all’interno delle strutture di Coliving Liguria senza seguire questo canale ufficiale e ricevere un’esplicita approvazione scritta dal fondatore.

Questa è una violazione diretta e grave del Contratto per Residenti. Saranno prese misure contro qualsiasi residente che violi questa regola. Se non sei sicuro di cosa definisca legalmente un “evento” rispetto a un incontro sociale informale, consulta il tuo contratto, dove questo è chiaramente specificato.

Come Presentare una Proposta di Evento

La tua proposta deve essere un documento PDF e contenere i seguenti dettagli chiari:

1. Abstract: Un breve riassunto dell’evento.
2. Pubblico e Logistica:
   • Quante persone sono attese?
   • È interno (solo residenti) o esterno?
   • Qual è il piano di marketing (se previsto)?
3. Timeline: Un programma chiaro, inclusi allestimento e pulizia.
4. Budget e Risorse:
   • Un budget dettagliato. Chi paga per i materiali?
   • Quali spazi, strumenti o risorse specifiche (es. altoparlanti) sono richiesti a Coliving Liguria?
5. Modello Finanziario:
   • Chi è l’organizzatore principale?
   • Ci sarà un biglietto d’ingresso?
   • Come saranno divisi i profitti (se presenti)?

Tempistiche e Scadenze

Richiediamo un preavviso significativo.

• Eventi Minori (es. 1 giorno, <15 persone): È richiesto un preavviso minimo di 3 settimane a 1 mese.
• Eventi Maggiori (es. >20 persone, marketing esterno, uso intensivo degli spazi): È richiesto un preavviso minimo di 1-2 mesi, preferibilmente 3 mesi. Questo per consentire una corretta organizzazione e, se necessario, per ottenere i permessi comunali.

Le possibilità di approvazione per proposte dell’ultimo minuto sono quasi nulle.

Processo di Invio e Approvazione

1. Prepara la tua proposta in PDF.
2. Invia la tua proposta via email all’email aziendale colivingliguria@gmail.com e metti me, il fondatore, in CC a simone.testino@gmail.com.
3. Attendi l’Approvazione. Ti potrebbe essere chiesto di discuterne con il Team Organizzazione Eventi, ma nessun evento è approvato fino alla conferma del fondatore.
4. Firma del Contratto. Se approvato, tutti i dettagli saranno inseriti in un contratto formale, che dovrà essere firmato sia da te che dal fondatore. Il contratto finale e legalmente vincolante ti sarà inviato dall’indirizzo di posta certificata (PEC) del fondatore (simone.testino@legalmail.it).

Cosa Possiamo Offrire per il Tuo Evento

Possiamo fornire risorse significative per eventi ben pianificati:

• Spazi: Circa 2000 m² di giardino pianeggiante e 200-300 m² di spazi comuni interni.
• Alloggio: Abbiamo 10-15 posti letto per ospiti che pernottano e possiamo organizzare spazio per tende, permettendoci di ospitare gruppi più grandi (50-100 persone).
• Tecnologia e Atmosfera: Possiamo fornire potenti altoparlanti musicali e un’illuminazione notturna creativa attraverso il nostro progetto gemello, Luna.
• Attività: Possiamo aiutare a organizzare attività al di fuori della proprietà, come escursioni.
• Avviso Grandi Eventi: Ospitare 50-100 persone è possibile ma richiede permessi comunali e altri passaggi legali. Questo richiede molto tempo e deve essere pianificato con mesi di anticipo.